Kommunikation

Allgemein

BX:EDCUATION beinhaltet in diesem Bereich Korrespondenz, E-Mails, Dokumente und Notizen.

Die Teilbereiche können über das Dashboard im Modul [Kommunikation] ausgewählt werden. Auf [Korrespondenz] und [E-Mails] können zudem über den Schnellzugriff zugegriffen werden.

Kachel für das Modul Kommunikation auf dem Dashboard

Korrespondenz

Die Listenansicht [Korrespondenzliste] zeigt alle Briefe.

Listenansicht für Korrespondenzen

Erläuterungen

  • 1

    Neu

    Neuen Brief erstellen

  • 3

    Drucken

    Alle oder ausgewählte Datensätze als Brief drucken

  • 2

    Serienbrief erstellen

    Für alle angezeigten oder ausgewählten Datensätze ein Massenbrief erstellen

Neuen Brief erstellen

Hinweis: Das Erstellen und Löschen eines neuen Briefes können getätigt werden über:

• Maske [Person] > Reiter [Korrespondenz]
• Maske [Anmeldung] > Reiter [Korrespondenz]
• Maske [Korrespondenz]


Das Vorgehen wird anhand der 3. Option erläutert.

1. Auf dem Dashboard die Kachel [Korrespondenz] anwählen
2. [Neu]-Button klicken
3. Pflichtfelder abfüllen
4. Speichern

Hinweis: Mit dem Button [Textcodes hervorheben] können die Textcodes hervorgehoben werden.

Erläuterungen

  • 1

    Speichern

    Änderungen speichern

  • 3

    Vorlage wählen

    Brief anhand bestehender Vorlage erfassen

  • 5

    Löschen

    Ausgewählten Datensatz löschen

  • 2

    Drucken

    Drucken des Briefes

  • 4

    Zur Liste

    Rückkehr zur Listenansicht [Korrespondenzliste]

Neuen Serienbrief erstellen

1. Auf dem Dashboard die Kachel [Korrespondenz] anwählen
2. Button [Serienbrief erstellen] klicken
3. Pflichtfelder abfüllen
4. Speichern

Feldfunktionen für Briefe und E-Mails

Bei einem Brief- oder E-Mail-Inhalt können Felder aus der verknüpften Person übernommen sowie weitere Informationen automatisch eingefügt werden. Falls ein Brief oder E-Mail auf Basis einer Anmeldung, eines Events oder Infoanlass erstellt wird, stehen auch solche Felder zur Verknüpfung zur Verfügung.

Hinweis: pro Brief kann jeweils nur eine Anmeldung verknüpft werden. Das Verwenden von Textcodes für unterschiedliche Veranstaltungen ist nicht möglich. Alle vorhandenen Textcodes für Briefe werden in der folgenden Auflistung beschrieben.

Brief Feldfunktionen


Funktion
Beschreibung

@[letter.date]

Das Datum des Brief

@[sender.firstname]

Vorname des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.lastname]

Nachname des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.jobtitle]

Funktion des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.fullname]

Vollständiger Name des Absenders bestehend aus Nachname gefolgt von Vorname. Beispiel: Wechsler Sascha

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.phonebusiness]

Geschäftliche Telefonnummer des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.phoneprivate]

Private Telefonnummer des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.phonemobile]

Mobile Telefonnummer des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.email]

E-Mail Adresse des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[receiver.lastname]

Nachname des Empfängers

@[receiver.firstname]

Vorname des Empfängers

@[receiver.fullname]

Vollständiger Name des Absenders bestehend aus Nachname gefolgt von Vorname. Beispiel: Wechsler Sascha

@[receiver.email]

E-Mail Adresse des Empfängers

@[receiver.salutation]

Die Anrede des Empfängers

@[receiver.number]

Die Personennummer des Empfängers

@[sender.employeenumber]

Personalnummer des Absenders

@[sender.personnumber]

Geschäftspartnernummer des Absenders

@[receiver.employeenumber]

Personalnummer des Empfängers

@[receiver.personnumber]

Geschäftspartnernummer des Empfängers

@[receiver.birthday]

Geburtstag des Empfängers

@[receiver.homecity]

Heimatort des Empfängers

@[receiver.companyname]

Firmenname des Empfängers


Verknüpfte Anmeldung

Wird ein Brief oder ein Serienbrief auf Basis einer Anmeldung erstellt, stehen weitere Felder zur Verfügung. Hierzu muss der Brief oder Serienbrief aus einer Anmeldung heraus erstellt werden.

Es ist nur möglich eine Anmeldung mit dem Brief (oder Serienbrief) zu verknüpfen.

Ein Mix von Anmeldungen für unterrschiedliche Veranstaltungen im gleichen Brief (oder Serienbrief) ist nicht möglich.


Funktion
Beschreibung

@[registration.bookeddate]

Datum der Buchung der Anmeldung

@[registration.bookedtime]

Uhrzeit der Buchung der Anmeldung

@[registration.registereddate]

Datum der Registrierung der Anmeldung

@[registration.registeredtime]

Uhrzeit der Registrierung der Anmeldung

@[registration.status]

Status der Registrierung der Anmeldung

@[event.name]

Name der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.short]

Kürzel der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.status]

Status der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.type]

Art der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodcurrent]

Die aktuelle Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodstart]

Die Start Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodcount]

Die Anzahl Perioden aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.responsible]

Der vollständige Name des Lehrgangsleiters aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodshort]

Die Kurzbezeichnung der Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.period]

Die Bezeichnung der Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.chief]

Der vollständige Name des Klassenschef aus der Veranstaltung für die eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.deputy]

Der vollständige Name des Stellvertretenden Klassenschef aus der Veranstaltung für die eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.graduation]

Der Abschluss den Sturiende mit erfolgreichem Abschluss der Veranstaltung erhalten

@[event.startdate]

Das Startdatum der Veranstaltung


Events und Infoanlässe

Die folgenden Feldfunktionen sind für den Einsatz im Kontext eines Events oder Infoanlass gedacht. Auf der Maske werden bei diesen Veranstaltungstypen die entsprechenden Felder dargestellt.

Es gilt die gleiche Einschränkungen wie bei den obigen Feldern bezüglich der Anmeldung, dass ein Mix aus Anmeldungen für unterschiedliche Veranstaltung im gleichen Serienbrief nicht möglich ist.


Funktion
Beschreibung

@[event.participantsmax]

Die maximale Anzahl Teilnehmer der Veranstaltung

@[event.coursecontact]

Die E-Mail Adresse für Rückfragen aus der Veranstaltung

@[event.courselocation]

Der Veranstaltungsort

@[event.courseduration]

Die Dauer der Veranstaltung

@[event.coursedates]

Die Daten an welchen die Veranstaltugn stattfindet

@[event.coursetimes]

Die Uhrzeiten zu welchen die Veranstaltugn stattfindet

@[event.coursemeetingpoint]

Der Treffpunkt für die Veranstaltung

@[event.coursecosts]

Der Kosten der Veranstaltung

@[event.coursematerial]

Die Lehrmittel der Veranstaltung

@[event.coursedocumentation]

Die Dokumentation der Veranstaltung

@[event.coursetype]

Der Veranstaltungstyp der Veranstaltung

@[event.courseresponsible]

Verantwortliche Person der Veranstaltung

@[event.description]

Beschreibung der Veranstaltung

E-Mails

Die Listenansicht [Mail] zeigt alle E-Mails an.

Listenansicht der E-Mails

Erläuterungen

  • 1

    Neu

    Neues E-Mail erstellen

  • 2

    Löschen

    Ausgewählte Datensätze löschen

Neues E-Mail erstellen

Hinweis: Das Erstellen und Löschen eines neuen E-Mails können getätigt werden über:

• Maske [Person] > Reiter [Email]
• Maske [Anmeldung] > Reiter [Email]
• Maske [Mail]


Das Vorgehen wird anhand der 3. Option erläutert.

1. Auf Dashboard die Kachel [E-Mails] anwählen
2. [Neu]-Button klicken
3. Pflichtfelder abfüllen
4. Speichern

Erläuterungen

  • 1
    Mail Speichern

    Änderungen speichern

  • 3
    Zur Liste

    Rückkehr zur Listenansicht [E-Mail]

  • 2
    Vorlage wählen

    E-Mail anhand bestehender Vorlage erfassen

  • 4
    Löschen

    Ausgewählten Datensatz löschen

Neues Massenmail erstellen

Hinweis: Das Erstellen und Löschen eines neuen Massenmails können getätigt werden über:

• Liste [Person - Liste]
• Liste [Liste der Anmeldungen]


Das Vorgehen wird anhand der 1. Option erläutert.

1. Liste [Person - Liste] öffnen
2. Gewünschte Personen selektieren
3. Button [Massenmail erstellen] klicken
4. Selektierte anwählen
5. Pflichtfelder abfüllen
6. Speichern

 

Hinweis: Empfänger können über den Plus-Button hinzugefügt werden. Durch das Anwählen eines Empfängers und mit Klick auf den [Minus]-Button wird ein Empfänger aus dem Massenmail entfernt. Ausserdem können im Abschnitt Attachments Anhänge hinzugefügt oder entfernt werden.

Erläuterungen

  • 1
    Mail Speichern

    Änderungen speichern

  • 3
    Versenden

    Massenmail versenden

  • 5
    Kalendereintrag erstellen

    Kalendereintrag für die Empfänger erstellen

  • 7
    Löschen

    Ausgewählten Datensatz löschen

  • 2
    Testmail

    Massenmail testen

  • 4
    Vorlage wählen

    E-Mail anhand bestehender Vorlage erfassen

  • 6
    Zur Liste

    Rückkehr zur Listenansicht [Mail]

Feldfunktionen für Briefe und E-Mails

Bei einem Brief- oder E-Mail-Inhalt können Felder aus der verknüpften Person übernommen sowie weitere Informationen automatisch eingefügt werden. Falls ein Brief oder E-Mail auf Basis einer Anmeldung, eines Events oder Infoanlass erstellt wird, stehen auch solche Felder zur Verknüpfung zur Verfügung.

Hinweis: pro Brief kann jeweils nur eine Anmeldung verknüpft werden. Das Verwenden von Textcodes für unterschiedliche Veranstaltungen ist nicht möglich. Alle vorhandenen Textcodes für Mails werden in der folgenden Auflistung beschrieben.

Mail Feldfunktionen


Funktion
Beschreibung

@[mail.date]

Das Datum des E-Mail

@[sender.firstname]

Vorname des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.lastname]

Nachname des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.jobtitle]

Funktion des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.fullname]

Vollständiger Name des Absenders bestehend aus Nachname gefolgt von Vorname. Beispiel: Wechsler Sascha

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.phonebusiness]

Geschäftliche Telefonnummer des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.phoneprivate]

Private Telefonnummer des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.phonemobile]

Mobile Telefonnummer des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[sender.email]

E-Mail Adresse des Absenders

Wird aus dem zugehörigen Personendatensatz des Absenders ausgelesen.

@[receiver.lastname]

Nachname des Empfängers

@[receiver.firstname]

Vorname des Empfängers

@[receiver.fullname]

Vollständiger Name des Absenders bestehend aus Nachname gefolgt von Vorname. Beispiel: Wechsler Sascha

@[receiver.email]

E-Mail Adresse des Empfängers

@[receiver.salutation]

Die Anrede des Empfängers

@[receiver.number]

Die Personennummer des Empfängers

@[receiver.homecity]

Heimatort des Empfängers

@[receiver.birthday]

Geburtstag des Empfängers

@[receiver.employeenumber]

Personalnummer des Empfängers

@[sender.employeenumber]

Personalnummer des Absenders

@[sender.personnumber]

Personennummer des Absenders


Verknüpfte Anmeldung

Wird eine E-Mail oder eine Massen E-Mail auf Basis einer Anmeldung erstellt, stehen weitere Felder zur Verfügung. Hierzu muss die E-Mail oder Massen E-Mail aus einer Anmeldung heraus erstellt werden.

Es ist nur möglich eine Anmeldung mit der E-Mail (oder Massen E-Mail) zu verknüpfen.

Ein Mix Anmeldungen für unterrschiedliche Veranstaltungen in der gleichen E-Mail (oder Massen E-Mail) ist nicht möglich.


Funktion
Beschreibung

@[registration.bookeddate]

Datum der Buchung der Anmeldung

@[registration.bookedtime]

Uhrzeit der Buchung der Anmeldung

@[registration.registereddate]

Datum der Registrierung der Anmeldung

@[registration.registeredtime]

Uhrzeit der Registrierung der Anmeldung

@[registration.status]

Status der Registrierung der Anmeldung

@[event.name]

Name der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.short]

Kürzel der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.status]

Status der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.type]

Art der Veranstaltung für welche eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodcurrent]

Die aktuelle Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodstart]

Die Start Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodcount]

Die Anzahl Perioden aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.responsible]

Der vollständige Name des Lehrgangsleiters aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.periodshort]

Die Kurzbezeichnung der Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.period]

Die Bezeichnung der Periode aus dem Lehrgang, zu welchem die Veranstaltung gehört, für die wiederum eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.chief]

Der vollständige Name des Klassenschef aus der Veranstaltung für die eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.deputy]

Der vollständige Name des Stellvertretenden Klassenschef aus der Veranstaltung für die eine verknüpfte Anmeldung vorliegt

@[event.graduation]

Der Abschluss den Sturiende mit erfolgreichem Abschluss der Veranstaltung erhalten


Portalinformationen

Folgende Text-Codes sind für die jeweiligen Felder aus den Portalinformationen.


Funktion
Beschreibung

@[portalinfo.publishedFrom]

Publikation Startdatum und Zeit

@[course.preparation]

Inhalt aus dem Feld "Vorbereitung " auf den Bildungsgangsstammdaten. Dieser Textcode ist ebenfalls für Mails, welche aus dem Portal versendet werden, gültig.

@[portalinfo.publishedUntil]

Publikation Enddatum und Zeit

@[portalinfo.registrationFrom]

Anmeldung Startdatum und Zeit

@[portalinfo.registrationUntil]

Anmeldung Enddatum und Zeit

@[portalinfo.description]

Beschreibung

@[portalinfo.duration]

Dauer

@[portalinfo.goals]

Ziele

@[portalinfo.contents]

Inhalt

@[portalinfo.admissionsConditions]

Zulassungsbedingungen

@[portalinfo.times]

Angaben zu Unterrichtszeiten 

@[portalinfo.link]

Link zu Drittanbieter

@[portalinfo.charges]

Kosten

@[portalinfo.cancellationConditions]

Annullationsbedingungen

@[portalinfo.catering]

Verpflegung

@[portalinfo.note]

Zusatzinformationen


Events und Infoanlässe

Die folgenden Feldfunktionen sind für den Einsatz im Kontext eines Events oder Infoanlass gedacht. Auf der Maske werden bei diesen Veranstaltungstypen die entsprechenden Felder dargestellt.

Es gilt die gleiche Einschränkungen wie bei den obigen Feldern bezüglich der Anmeldung, dass ein Mix aus Anmeldungen für unterschiedliche Veranstaltung in der gleichen Massen E-Mail nicht möglich ist.


Funktion
Beschreibung

@[event.participantsmax]

Die maximale Anzahl Teilnehmer der Veranstaltung

@[event.coursecontact]

Die E-Mail Adresse für Rückfragen aus der Veranstaltung

@[event.courselocation]

Der Veranstaltungsort

@[event.courseduration]

Die Dauer der Veranstaltung

@[event.coursedates]

Die Daten an welchen die Veranstaltugn stattfindet

@[event.coursetimes]

Die Uhrzeiten zu welchen die Veranstaltugn stattfindet

@[event.coursemeetingpoint]

Der Treffpunkt für die Veranstaltung

@[event.coursecosts]

Der Kosten der Veranstaltung

@[event.coursematerial]

Die Lehrmittel der Veranstaltung

@[event.coursedocumentation]

Die Dokumentation der Veranstaltung

@[event.coursetype]

Der Veranstaltungstyp der Veranstaltung

@[event.courseresponsible]

Verantwortliche Person der Veranstaltung

@[event.description]

Beschreibung der Veranstaltung

@[event.semester]

Semester der Veranstaltung

Dokumente

Die Listenansicht [Dokumente] zeigt alle hochgeladenen Dokumente an. Bereits bestehende Dokumente können eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden.

Listenansicht der Dokumente

Neues Dokument hochladen

Hinweis: Ein Dokument kann hochgeladen werden über:

• Maske [Person] > Reiter [Dokumente]
• Maske [Anmeldung] > Reiter [Dokumente]


Das Vorgehen wird anhand der 1. Option erläutert.

1. Auf Dashboard die Kachel [Person] anwählen
2. Gewünschte Person anwählen
3. Reiter [Dokumente] anwählen
4. [Neu]-Button klicken
5. Dokument in das Feld durch Klicken oder mittels Drag and Drop hochladen
6. Upload

Modal um Dateien hochzuladen

Notizen

Die Listenansicht [Notizen] zeigt alle erfassten Notizen an. Bereits bestehende Notizen können eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden. Zusätzlich kann eine neue Notiz erstellt werden.

Listenansicht der Notizen

Neue Notiz erstellen

Hinweis: Eine Notiz kann erstellt werden über:

• Maske [Person] > Reiter [Notizen]
• Maske [Anmeldung] > Reiter [Notizen]
• Maske [Notizen]


Das Vorgehen wird anhand der 3. Option erläutert.

1. Auf dem Dashboard die Kachel [Notizen] anwählen
2. [Neu]-Button klicken
3. Pflichtfelder abfüllen
4. Speichern

Maskenansicht einer Notiz